Zmiana księgowej: przejęcie i naprawa ksiąg polskiej firmy
Przejmiemy całą księgowość i płace Państwa polskiej sp. z o.o. lub oddziału. Przekazanie dokumentów z poprzednim biurem skoordynujemy za Państwa, przeprowadzimy przegląd dotychczasowego stanu, a w razie wykrycia błędów zaproponujemy ich korektę po z góry ustalonej cenie. Całą reprezentację przed urzędami zapewnimy na podstawie pełnomocnictwa, bez konieczności przyjazdu do Polski.
Odpowiemy w ciągu 48 godzin, wstępna konsultacja jest bezpłatna i niezobowiązująca.
Na tej stronie
Z czym przychodzą do nas klienci
Po poprzednim biurze najczęściej mierzymy się z brakiem bieżących danych finansowych, błędami w płacach, spóźnionymi zgłoszeniami do urzędów lub kulejącą komunikacją.
Błędnie naliczone wynagrodzenia i składki
Błędy w wyliczeniu wynagrodzenia netto, źle zastosowane ulgi w podatku dochodowym lub nieprawidłowe składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), które skutkują sankcjami i odsetkami za zwłokę.
Brak zestawień księgowych
Dokumenty księgowe wprawdzie leżą w segregatorze, ale kierownictwo firmy nie ma bieżącego obrazu rzeczywistego wyniku finansowego, kosztów ani tego, ile będzie musiało dopłacić podatku dochodowego (CIT).
Spóźnione deklaracje i wezwania z urzędów
Miesięczne pliki JPK_V7M do urzędu skarbowego lub deklaracje do ZUS zostały wysłane po ustawowym terminie albo wcale. Skutkiem są blokady zwrotów nadwyżki VAT i nieprzyjemne oficjalne wezwania.
Komunikacja, która kuleje
Księgowa odpowiada z dużym opóźnieniem, komunikuje się wyłącznie po polsku, a Państwo nie wiedzą dokładnie, czego wymaga polski urząd i jak należy postąpić.
Jak przebiega zmiana księgowej krok po kroku
Ustawowa weryfikacja i podpisanie umowy
Wspólnie
Zgodnie z ustawą AML najpierw weryfikujemy tożsamość członka zarządu i beneficjenta rzeczywistego firmy. Następnie podpisujemy umowę o prowadzenie księgowości z jasno określoną datą, od której przejmujemy pełną odpowiedzialność za Państwa sprawy.
Wypowiedzenie umowy poprzedniemu biuru rachunkowemu
Zrobią to Państwo (według naszego wzoru)
Poprzedniej księgowej przesyłają Państwo pisemne wypowiedzenie umowy i polecenie przekazania dokumentów. Dokładnie uzgodnimy okres przejściowy, czyli za który miesiąc deklaracje składa jeszcze dotychczasowe biuro, a od którego miesiąca wysyłamy je my.
Pełnomocnictwa dla polskich urzędów
Przygotujemy my, Państwo podpiszą
Przygotujemy pełnomocnictwa i dostępy do komunikacji elektronicznej: UPL-1 do wysyłania deklaracji podatkowych (JPK_V7M, CIT), pełnomocnictwo ZUS-PEL do obsługi spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz uprawnienia do portalu e-Urząd Skarbowy i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Przejęcie i weryfikacja dokumentów
Zrobimy to za Państwa
Przekazanie dokumentów koordynujemy bezpośrednio z poprzednią księgową. Przejmiemy dane, sprawdzimy ciągłość zestawienia obrotów i sald, księgi głównej i rozrachunków, a całą dokumentację bezpiecznie zapiszemy w szyfrowanej chmurze Nextcloud.
Uporządkowanie księgowości i korekty deklaracji
Zrobimy to za Państwa
Jeśli podczas przeglądu natrafimy na nieprawidłowości w płacach, brakujące księgowania lub błędy w VAT, zaproponujemy Państwu konkretne rozwiązanie. Po Państwa akceptacji złożymy w urzędach niezbędne korekty deklaracji.
Czego potrzebujemy od Państwa do przejęcia
Do rozpoczęcia zmiany potrzebne są nam jedynie:
- Dane kontaktowe dotychczasowej księgowej (e-mail, telefon).
- Kopia aktualnej umowy z dotychczasowym biurem (abyśmy mogli sprawdzić okres wypowiedzenia).
- Uprawnienia dostępowe: uprawnienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i dostęp do skrzynki do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia).
Co przejmujemy i w jakiej kolejności
Od poprzedniego biura standardowo przejmujemy:
- Bieżący rok: pełny dziennik księgowy, zestawienie obrotów i sald, rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz ewidencję środków trwałych.
- Płace i kadry: karty wynagrodzeń, ewidencję wykorzystania urlopów oraz raporty ZUS RCA/DRA.
- Poprzedni zamknięty okres: ostatnie zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z potwierdzeniem wysłania do KRS oraz zeznanie CIT-8.
Priorytetem jest zawsze terminowe złożenie deklaracji za bieżący miesiąc, szczegółowy przegląd wcześniejszych okresów odbywa się równolegle, bez zagrożenia dla terminów.
Co sprawdzimy w przejętej księgowości
- Płace i kadry: paski wynagrodzeń, prawidłowość pobranych zaliczek na PIT oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników.
- Deklaracje i płatności ZUS: miesięczne raporty (ZUS DRA / RCA) oraz faktycznie opłacone składki w zestawieniu z saldem na koncie w ZUS.
- Ewidencja i deklaracja VAT (JPK_V7M): zgodność ewidencji podatkowej i odliczonego VAT z fakturami źródłowymi.
- Zaliczki i podatek dochodowy (CIT): prawidłowość bieżąco obliczanych miesięcznych/kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych.
- Sprawozdanie finansowe i zeznanie CIT-8: zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe, jego prawidłowe złożenie do KRS oraz zeznanie CIT-8.
- Dane rejestrowe i CRBR: aktualność wpisów w KRS i w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
Wynik podsumujemy Państwu po czesku: przedstawimy przejrzysty raport, co jest w porządku, a które konkretne pozycje zalecamy skorygować.
Co jeśli błędy oznaczają dopłaty lub sankcje?
Najpierw obliczymy dokładne skutki i zaproponujemy bezpieczne rozwiązanie.
Korekty deklaracji podatkowych i ZUS
Błędne pliki JPK_V7M i deklaracje ZUS poprawimy, składając korekty. Ewentualną różnicę podatku lub składek spółka dopłaca wraz z ustawowymi odsetkami za zwłokę. Zobowiązanie podatkowe w Polsce standardowo przedawnia się po 5 latach (termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
Zaległe deklaracje i czynny żal
Jeśli poprzednia księgowa w ogóle nie złożyła którejś deklaracji, złożymy ją po terminie i jednocześnie skorzystamy z czynnego żalu, składając stosowne zawiadomienie. W ten sposób skutecznie chronimy zarząd przed sankcjami z Kodeksu karnego skarbowego (KKS).
Ochrona przed kontrolą urzędu
Błędów i zaległości, które sami dobrowolnie skorygujemy i uregulujemy jeszcze przed wszczęciem kontroli podatkowej lub postępowania celno-skarbowego, polskie urzędy skarbowe co do zasady nie karzą grzywną.
Ostateczna decyzja zawsze należy do urzędu, ale dzięki terminowym i fachowym działaniom ograniczamy ryzyko do minimum. Weryfikację zaczynamy zaraz po przejęciu dokumentów.
Kto odpowiada za naszą pracę
Za prawidłowość prowadzonej przez nas księgowości i terminowe składanie deklaracji ponosimy pełną odpowiedzialność zawodową. Zgodnie z ustawą o rachunkowości mamy zawarte obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC). Ponad ustawowe minimum mamy zawarte dobrowolne ubezpieczenie nadwyżkowe z sumą gwarancyjną 2 500 000 PLN dla usługowego prowadzenia ksiąg, 900 000 PLN dla obsługi kadrowo-płacowej i 1 000 000 PLN dla czynności doradztwa podatkowego.
Ewentualną dopłatę samego podatku lub składek ZUS zawsze uiszcza wobec urzędu Państwa spółka (był to Państwa ustawowy obowiązek niezależnie od błędu księgowej). Odszkodowania za szkodę wyrządzoną przez poprzednie biuro, zwykle odsetki za zwłokę lub kary, mogą jednak Państwo dochodzić bezpośrednio od niego. Każde biuro rachunkowe w Polsce musi mieć ustawowo zawarte ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.
Bezpodstawnie naliczone składki ZUS w jednoosobowej sp. z o.o.
- Z czym przyszli
- Czeski przedsiębiorca założył polską sp. z o.o. jako jedyny wspólnik. Poprzednia księgowa nie uprzedziła go, że w Polsce jednoosobowa spółka jest pod względem składek traktowana podobnie jak jednoosobowa działalność gospodarcza, i nie zajęła się międzynarodowymi zasadami zabezpieczenia społecznego. ZUS naliczył zaległe składki w wysokości ponad 25 000 PLN plus odsetki.
- Co zrobiliśmy
- Wyjaśniliśmy klientowi, jak niezwłocznie uzyskać w Czechach w ČSSZ zaświadczenie o ustawodawstwie właściwym (formularz A1). Po jego otrzymaniu złożyliśmy w ZUS wyjaśnienia i deklaracje korygujące oraz udokumentowaliśmy zwolnienie z polskich składek.
- Wynik
- ZUS umorzył postępowanie i w całości anulował naliczony dług wraz z odsetkami. Przedsiębiorca opłaca składki wyłącznie w Czechach, a polska spółka ma wobec urzędów czystą kartę.
Ile kosztuje przejęcie i uporządkowanie księgowości
Cenę za przejęcie obsługi i ewentualne korekty wcześniejszych okresów zawsze ustalamy z góry na podstawie bezpłatnej oceny stanu dokumentacji. Bez ukrytych opłat i nieoczekiwanych dopłat.
Przejęcie i weryfikacja księgowościcena ustalona z górypo wstępnym przeglądzie dokumentówPrzejęcie i naprawa księgowości w cenniku
Za bieżące prowadzenie księgowości płacą Państwo następnie miesięczny abonament od 1 300 PLN, za płace od 130 PLN miesięcznie za pracownika, wszystkie kwoty bez VAT.
Prowadzenie pełnej księgowości sp. z o.o.Nie wiedzą Państwo, w jakim stanie jest Państwa księgowość?
Co mówią klienci po przejęciu
„Bardzo dobry kontakt, polecam. Jesteśmy bardzo zadowoleni z oferty usług, komunikacji, elastyczności i chęci pomocy. Jako czeska firma, która potrzebuje usług księgowych w Polsce, zdecydowanie możemy polecić.”
Oryginalna treść
Bardzo dobry kontakt polecam. Jsme moc spokojeni s nabídkou služeb, komunikací, flexibilitou a ochotou. Určitě jako česká firma, která potřebuje účetní služby v Polsku, můžeme doporučit.
„Jako wieloletni klient biura mogę potwierdzić, że współpraca jest wzorcowa, obsługa w pełni profesjonalna, kontakt szybki i bezpośredni, a wszelka pomoc natychmiastowa.”
Oryginalna treść
Jako wieloletni klient biura mogę potwierdzić, że współpraca jest wzorcowa, obsługa w pełni profesjonalna, kontakt szybki i bezpośredni, a wszelka pomoc natychmiastowa.
Pytania o zmianę księgowej
Czy przejmą Państwo księgowość, w której są błędy?
Tak, przejmujemy także zaniedbaną lub niekompletną księgowość. Po przekazaniu dokumentów przeprowadzimy ich przegląd, przygotujemy konkretne zestawienie nieprawidłowości i dokładną cenę ich korekty. Korekty do urzędu skarbowego lub ZUS wyślemy dopiero po Państwa wyraźnej akceptacji.
Co jeśli poprzednia księgowa nie chce wydać dokumentów?
Przekazanie dokumentów koordynujemy bezpośrednio z poprzednim biurem. Jeśli komunikacja kuleje, przygotujemy dla Państwa formalne wezwanie prawne. Wszystkie księgi rachunkowe i dokumenty źródłowe są z mocy prawa wyłączną własnością Państwa spółki. W międzyczasie nie tracimy czasu i potrzebne dane pobieramy bezpośrednio z rejestrów cyfrowych: faktury z KSeF, wyciągi bankowe oraz dane z systemów administracji skarbowej i ZUS.
Czy mogę przejść do Państwa w trakcie roku?
Oczywiście, zmiana jest możliwa w dowolnym momencie roku, od wybranego przez Państwa miesiąca. Przejmiemy dotychczasowe zestawienie obrotów i sald od stycznia danego roku, zapewnimy ciągłość, a na koniec roku obrotowego bez problemu sporządzimy dla Państwa spółki pełne roczne sprawozdanie finansowe oraz zeznanie CIT-8.
Czy przejęcie księgowości jest płatne, jeśli jest ona w porządku?
Cenę za przejęcie obsługi znają Państwo zawsze z góry na podstawie bezpłatnej oceny stanu dokumentacji, jeszcze zanim podpiszą Państwo umowę. Jeśli dotychczasowa księgowość jest w porządku, od pierwszego miesiąca płacą Państwo tylko standardowy miesięczny abonament za bieżące prowadzenie.
Jeżeli weryfikacja wykaże błędy, decyzja należy w pełni do Państwa: albo zaproponujemy zakres i cenę korekt w celu bezpiecznego uporządkowania, albo uzgodnimy, że poprzedni okres pozostaje na Państwa własną odpowiedzialność, a my przejmiemy księgowość wyłącznie od uzgodnionej daty. W takim przypadku za wcześniejsze okresy nic Państwo nie dopłacają.
Czy grozi mi kara za błędy z przeszłości?
Ewentualną zaległość podatkową lub zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę zawsze płaci wobec urzędu Państwa spółka. Kary ze strony organu podatkowego można jednak w Polsce uniknąć, jeśli dobrowolnie skorygujemy błąd, zanim urząd wszcznie kontrolę. Powstałej szkody (odsetek i sankcji) mogą Państwo następnie dochodzić od poprzedniego biura.
Ile trwa przejęcie?
Samą formalną zmianę i ustanowienie pełnomocnictw (UPL-1, PEL) załatwimy w ciągu kilku dni. Całkowity czas zależy od współpracy poprzedniej księgowej i stanu przekazywanych dokumentów. Absolutnym priorytetem jest zawsze terminowe złożenie deklaracji za bieżący miesiąc, aby nie otrzymali Państwo kary za spóźnienie; przegląd i uporządkowanie wcześniejszych okresów następują później.
Kto będzie moją osobą kontaktową po przejęciu?
Państwa firmą zajmuje się stały zespół specjalistów, z którymi komunikują się Państwo po czesku. Wszystkie sprawy z polskimi urzędami prowadzimy natomiast po polsku na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
Zmianę księgowej załatwimy za Państwa
Prosimy napisać, co Państwa niepokoi w obecnej księgowości. Odezwiemy się po czesku z propozycją przejęcia.
- Telefon
- Polska: +48 604 520 923Polska: +48 795 664 005
- office@arcusplus.pl
- Biuro
- ul. Komorowicka 39, 43-300 Bielsko-Biała, Polska